¿CÓMO PODEMOS SOLUCIONAR LAS DEMORAS DE TAREAS?
Cada vez más, los proyectos y los equipos son multidisciplinares y requieren la interactuación de muchas personas para que se ponga en marcha una actividad, se desarrolle y finalice de form
a satisfactoria.
Requiere un trabajo en equipo y, a la vez, un trabajo individual planificado para que cada uno cumpla con sus fases y pueda pasar esas tareas completadas a los otros miembros del equipo y puedan así, comenzar su labor integrando lo de otros. El trabajo en equipo requiere adaptarse unos a otros y ser flexibles. Eso sí, lo que está claro es que los plazos marcados en la organización inicial y en el reparto del trabajo están para cumplirse. Y en caso de que surjan contratiempos, deben notificarse con la suficiente antelación para encontrarles alternativas.
Por ello, lo mejor es dejar las tareas de las que se encarga cada uno y las fechas límites de entrega de cada una de ellas para poder exigir su cumplimiento y, en caso de ser necesario, apercibir al incumplidor.
Cada uno debe ir desarrollando su trabajo y cuando para continuar dependa de determinadas entregas de trabajo de otros y no llegue, debe de notificarse al responsable del grupo para que tenga constancia. No debéis de asumir los retrasos de los demás y quedar mal vosotros cuando no es vuestra responsabilidad. En un primer momento, podéis interesaros por las razones del retraso y, si podéis, darles un soporte puntual para avanzar. Por ello, la coordinación es vital para supervisar en todo momento que el reparto de tareas en el proyecto sea equitativo y que las fechas marcadas sean asequibles. Y en caso de que alguno de los miembros del equipo no vea razonable lo asignado por lo que sea, debe de manifestarlo en la planificación inicial y evitar males mayores en el desarrollo. Todos los miembros del equipo deben tener voz y se debe contar con ellos para conocer su opinión aunque no se comparta.
Muchas veces, determinados proyectos se van al traste por una mala organización y una falta de asunción de las responsabilidades.
Recomiendo establecer un cuadro en el que se divida el proyecto en fases y se marquen líneas que indiquen qué tareas se encarga quien, “con nombres y apellidos” y con qué otros miembros debe de planificarse para ir cumpliendo sus objetivos y no retrasarse ni demorarse unos con otros.
Suena fácil pero es algo que suele no hacerse adecuadamente. El querer es poder y debemos ser honestos con nosotros mismos, usando el sentido común. No es factible estar volviendo para atrás porque ciertos participantes no hicieron sus deberes, sea cual fuere la razón. En un equipo, se debe ser flexible y comprensible, pero hasta cierto punto. No pasa nada por equivocarse porque todos lo hacemos en alguna ocasión y se aprende de ello. Lo que es muy diferente es tolerar la pasividad sin motivo y que otros carguen con las responsabilidades de los incumplidores. Normalmente, siempre son los mismos los que incumplen plazos. Sobretodo, cuando hay reincidencia, está claro donde está problema. Si no están dispuestos a cambiar y reconocer que tienen un problema, quizás sea hora de prescindir de ellos por entorpecer el crecimiento y evolución de algunos de vuestros equipos de trabajo.
¿Cómo podemos solucionar las demoras de tareas?
Juan, tocas un tema que me apasiona y sobre el que he podido trabajar a fondo.
La Productividad de equipos, que es al final de lo que estamos hablando, depende fundamentalmente de la “gestión de compromisos”. Las partes implicadas, es decir, los equipos que habitualmente intereactúan, deben compartir expectativas y posibilidades y, a partir de ahí, alcanzar compromisos mutuos para satisfacer esas expectativas de forma realista en función de las posibilidades.
La flexibilidad es como las especies. En pequeña cantidad, realzan el sabor de los platos pero en exceso los arruinan. Si dos equipos tienen claro cómo deben trabajar juntos, la flexibilidad (que en español suele significar chapuza e improvisación) será necesaria en dosis mínimas.
Hola José Miguel,
Coincido plenamente con tu matización. Se nota que estos temas te apasionan y da gusto leerte.
La clave como bien comentas esta en los compromisos en función de lo que se necesita y de lo que se debe aportar para llegar ahí. Debe quedar claro a cada miembro del equipo lo que debe hacer y cuando se debe tener. Dejar todo a la flexibilidad supone la incertidumbre española que se vive en muchas tareas. Desgraciadamente la chapuza esta aun muy al orden del día e más organizaciones de las que me gustaría por no saber gestionarse adecuadamente.
Saludos,
Juan
Muy buen tema, Juan. Realmente, la clave está en el compromiso con unos plazos, y en que haya consecuencias conocidas y medibles para quienes no cumplen, así como efectivos cauces de comunicación.
Porque para trabajar bien individualmente, hay que saber gestionar el tiempo; pero para hacerlo colaborativamente, todos los actores implicados deben gestionar escrupulosamente bien su tiempo para que la gestión global no se vea perjudicada.
Al hilo de este tema, en mi último post propongo una herramienta que, si bien no soluciona una mala gestión (eso es cosa personal), puede ayudar a un trabajo colaborativo… Eso sí, con un aprendizaje previo, que hay mucho “analfabetismo funcional”…. Saludos
.-= Felipe´s last blog ..El futuro es colaborativo I: Ofimática on-line. =-.
Hola Felipe,
La clave esta en los compromisos en los plazos para lo cual debemos saber estimar el tiempo de forma precisa y coherente. Por ello, se debe de valorar experiencias anteriores y ver quien en que tuvo más desviaciones de tiempo. Esto nos ayudara a poder tener una visión global.
Trabajar con otros supone adaptarse a los demás y a los objetivos globales marcados en consenso. Los resultados luego son altamente satisfactorios.
Saludos,
Juan
Muy interesante el post y más en estos tiempos que corren donde el trabajo en equipo es fundamental.
Gracias por los consejos.
Un saludo.
.-= Carol´s last blog ..Jóvenes con discapacidad: empleo y formación =-.
Hola Carol,
Me alegro que te guste el post.
El trabajo en equipo cada vez es más vital y crea una gran diferencia en las empresas donde funciona y en las que no. Es cuestión de querer hacerlo.
Saludos,
Juan
Juan , coincido en que una parte del éxito está en una correcta asignación de responsabilidades y por ende la previsibilidad de las consecuencias para el grupo y para cada integrante del éxito o del fracaso. En otras palabras, que sea previsible que nadie usurpará los méritos de otro ni uno sólo capitalizará las culpas del grupo.
Saludos
Guillermo
Buenos días Juan,
He venido por la mañana leyendo tu post sobre la responsabilidad de las tareas en el trabajo en equipo y nos ha gustado mucho, en línea sobre lo que publicamos hoy sobre “trabajo en equipo”, una competencia que sin matizar y dicha así, no me parece lo suficientemente “diferenciadora”… ¿cuáles son las claves para que haya un buen trabajo en equipo? Para alcanzar un rendimiento excepcional o por encima del resto una clave es mostrar compromiso por el equipo, y una de esos compromisos debe ser completar a tiempo las tareas que han sido asignadas.
Un abrazo y nos leemos por aquí / twitter.
David
Te dejo el link, he aprovechado para completar nuestro texto con la referencia a tu post.
http://cuandolaspersonasimportan.wordpress.com/2010/02/26/107/
.-= David´s last blog ..El trabajo en equipo ya no es suficiente… =-.
Hola Guillermo,
Gracias por pasarte y participar en mi blog.
Cada uno debe tener claro lo que tiene que hacer y cuales son sus responsabilidades. Igualmente se deben marcar las consecuencias que producen en el resto de equipo los incumplimientos de otro para tener toda la información. La comunicación debe ser clara y concisa y el coordinador debe estar seguro de que todos han entendido la información.
Saludos,
Juan
Hola David,
Gracias por pasarte y participar en mi blog. Interesante el tema que planteáis en vuestro blog. El trabajo en equipo sin compromiso con lo pactado y con los objetivos es como sino existiese. Se debe trabajar en desarrollar este tipo de comportamientos y valores en las personas.
Saludos y buen fin de semana,
Juan